Platíte své zaměstnance za zbytečné načítání a klikání?
Interní IT je často páteří celého businessu a data jsou firemní zlato, říká v rozhovoru pro Innovation Tadeáš Matoušek, obchodní ředitel české společnosti MEMOS Software. Co když to ale ve firmách nefunguje tak úplně ideálně a platí známé přísloví „Není všechno zlato co se třpytí“.
Text: Jana Chuchvalcová
Foto: Archiv MEMOS Software
Neefektivní. Nespolehlivé. I takové softwary můžeme v dnešní době najít v českých firmách. Kromě snížení výkonu to majitele stojí miliony ročně. Netýká se tento problém náhodou i vás? V rámci rozhovoru pro Innovation s odborníkem na vývoj aplikací Tadeášem Matouškem z firmy MEMOS Software se trochu netradičně obujeme do firemního softwaru. Proč? Netřeba uvádět, že interní IT je často páteří celého businessu a data jsou firemní zlato. Co když to ale ve firmách nefunguje tak úplně ideálně a platí známé přísloví „Není všechno zlato co se třpytí“.
Tadeáši, denně přicházíte do styku s firmami z různých oborů. Jak byste celkově zhodnotil současnou situaci – je to opravdu tak špatné?
Záleží na typu firmy. U malých podniků to tolik nevyniká, korporace mají často robustní a globálně nastavené systémy, ale u středně velkých a rodinných firem to bývá problém častý. Mnoho majitelů si stále neuvědomuje, jak může zastaralý nebo neefektivní software jejich podnik skutečně brzdit.
Někdy je to otázka neznalosti – systém, který „funguje už patnáct let bez problému“, je dnes na hraně svých možností. Jindy je to obava ze změn a setrvačnost, kdy zaměstnanci zpočátku nové technologie nechtějí. A pak jsou případy, kdy to majitele ani nenapadne – a na na klíčové procesy využívají starý dobrý Excel. Když se potkávám s těmito firmami, rád začínám otázkou: „Platíte své zaměstnance za práci, nebo za čekání na načítání a zbytečné klikání?“ To často otevře oči a spustí diskusi o skutečné efektivitě.
Chápu, že si to vedení nemusí vždy uvědomovat, ale neměly by přicházet podněty ke zvýšení efektivity od samotných zaměstnanců?
To by bylo pěkné, ale v praxi se to úplně nevede. Ať si každý zkusí ve své firmě zapátrat, kolik má zaměstnanců, kteří přijdou a sami budou chtít něco posouvat a zlepšovat. Na rovinu – dlouhé načítání systému se někdy vnímá jako příležitost pro pauzu a složitost softwaru může být omluvou pro neschopnost plnit úkoly rychleji. K tomu se přidává obava, že modernizace systémů by mohla negativně ovlivnit pracovní pozici nebo narušit zavedený „komfort“ v práci. Výsledkem je, že se tyto problémy často ani nedostanou k ředitelům a majitelům. Informace o neefektivitě zůstává někde na úrovni každodenního provozu, aniž by se dál řešila.
Je pravda, že na tom asi něco bude. Jak tedy může firma zjistit, zda funguje efektivně?
Jedním z prvních kroků, jak zjistit, zda firma skutečně funguje efektivně, je provést důkladný audit svých procesů a softwarových řešení. Často se stává, že si firmy zvykly na určitý způsob práce a ani si nevšimnou, že software, který kdysi fungoval dobře, dnes už nestačí na požadavky trhu, a konkurence se díky technologiím žene vpřed.
Klíčové je nezaměřovat se jen na to, jak dlouho už software ve firmě běží, ale spíše na to, jak dobře plní aktuální potřeby firmy. Mnoho firem spoléhá na starý software nebo univerzální krabicová řešení, která jsou na první pohled levná a snadno dostupná, ale dlouhodobě nemusí být ideální. Takové softwary často nenabízejí dostatečnou flexibilitu, což firmu může ve skutečnosti zpomalovat.
Pokud tedy zjistím, že má moje IT nedostatky, které mě brzdí v růstu, co bych měl dělat? Existuje nějaký osvědčený lék?
Řešení existuje, ale není to univerzální pilulka. Většinou je osvědčeným lékem na neefektivitu IT správně připravená analýza a následný vývoj na míru. Ten vám umožní vytvořit řešení přesně podle potřeb dané firmy, eliminuje zbytečné kroky, zrychlí procesy, a tím výrazně zvýší efektivitu. Navíc, na rozdíl od krabicových řešení, software vyvíjený na míru roste spolu s firmou. Je navržen s ohledem na její specifické požadavky a může se flexibilně přizpůsobit novým výzvám a růstu, což je klíčové pro dlouhodobý úspěch.
Krabicová řešení mohou být levná a snadno využitelná, ale obvykle postrádají možnost nějakého širšího uzpůsobení a propojení vícero systémů do jednoho. Určitě to ale naplatí ve sta procentech, jsou obory, kde dobré krabicové řešení dokáže krizi zažehnat… otázkou je na jak dlouho.
Tak vývoj na míru je víceméně pouze pro velké firmy a běžné společnosti si ho nemohou dovolit, ne? Co by měli dělat ti ostatní?
V tom s vámi nemohu souhlasit! Dnes už není vývoj softwaru na míru výsadou jen velkých korporací – je stále dostupnější i pro menší firmy. Samozřejmě, v krátkodobém horizontu může vypadat levnější si pronajmout hotové krabicové řešení, ale z dlouhodobého hlediska je software na míru výrazně efektivnější.
Když máte vlastní software, jste jeho majiteli, což vám dává obrovskou svobodu. Nemusíte platit žádné licenční poplatky nebo se omezovat na funkce, které nabízí pronajatý software. Naopak, možnosti jsou téměř neomezené. Můžete si systém přizpůsobit přesně podle potřeb svého podnikání, zjednodušit procesy a získat tak konkurenční výhodu. Vývoj na míru není jen o tom, že si vytvoříte software, který vám přesně sedí – je to investice do budoucnosti vaší firmy a spokojených zaměstnanců i klientů. S růstem podnikání může software růst s vámi, a to bez nutnosti přecházet na jiné systémy nebo se přizpůsobovat omezením krabicového řešení.
Pro menší společnosti to znamená, že mohou začít s menším řešením a postupně ho rozvíjet. Důležité je, že vývoj na míru nabízí flexibilitu a dlouhodobé úspory, a zároveň pomáhá firmám efektivně škálovat jejich byznys, aniž by byly závislé na třetích stranách.
Dobrá tedy, jak si tady takový software na míru nechat vyvinout? Jak dlouho to bude trvat a kolik to může stát?
Jednoduše, stačí nás kontaktovat a my se o vše postaráme! (smích) Ale teď vážně – na trhu je samozřejmě mnoho vývojářů a vývojářských firem. Problém však nastává u kvality. Pokud bude vaším jediným kritériem nejnižší cena, téměř s jistotou nebudete s výsledkem spokojeni. Dívejte se na vývoj softwaru podobně, jako když si rekonstruujete dům. Jistě, „Lojza od vedle vám to udělá levněji než profesionální firma“, ale svěříte mu tak důležitou práci, kde nechcete žádné kompromisy? Asi ne. Stejně tak je to s výběrem partnera pro vývoj softwaru na míru.
a. Udělejte si kvalitní rešerši
Projděte si různé dodavatele, podívejte se na jejich stránky, pročtěte si případové studie a samozřejmě dejte na váš pocit z prvního jednání. Bacha na to, ať vám někdo neslibuje zázraky na počkání. Nižší cena bývá často vykoupena vícepracemi nebo velmi nízkou kvalitou kódu.
b. Sepište si zadání nebo si nechte vytvořit profesionální analýzu
Není nic horšího, než když vaše představy předáváte vícero firmám ústně bez jasného textového a hlavně uceleného zadání. Velmi pravděpodobně se vám potom totiž stane to, že vám každý dodavatel nacení trochu něco jiného a vy pak nemáte co porovnávat. Nikdy totiž vaši myšlenku nepředáte úplně stejně a tyto nuance mohou významně ovlivnit cenu.
c. Zjistěte si, za co vlastně platíte
U nás v MEMOSu je běžnou praxí u každého projektu začít důkladnou analýzou. Tato analýza nám umožňuje opravdu pochopit, jak vaše firma funguje, a navrhnout řešení, která by vás možná ani nenapadla. Mnozí klienti jsou po předání velmi překvapeni tím, co všechno je dnes možné. Tímto přístupem zajišťujeme, že software bude splňovat vaše představy.
Další důležitou fází je tvorba prototypu. Díky němu si můžete vše prakticky otestovat a přesvědčit se, že to, co se bude vyvíjet, skutečně splňuje vaše očekávání. Prototypování umožňuje rychle vychytat případné chyby či nedorozumění, což šetří čas i peníze v budoucích fázích vývoje.
A samozřejmě, nezapomeňte si důkladně projít a ohlídat smlouvu. V oboru se setkáváme s různými praktikami, a proto je důležité zajistit, že všechny podmínky jsou jasně stanoveny. Transparentnost a důvěra jsou v tomto procesu klíčové, a pokud na smlouvu dohlédnete, máte jistotu, že vás žádná nepříjemná překvapení nečekají.
Děkujeme za rozhovor. To byl Tadeáš Matoušek z české vývojářské firmy MEMOS Software. Tadeáši, chtěl bys na závěr ještě něco doplnit?
Nebojte se inovovat. Na začátku to může trochu bolet, ale jakmile se do toho pustíte, bude to jedna velká jízda! (smích) Pokud hledáte někoho, kdo se s vámi na to podívá a zhodnotí možnosti, neváhejte se na mě obrátit. MEMOS je na trhu od roku 2003 a za tu dobu jsme úspěšně dokončili více než tisíc projektů. Spolupracovali jsme s neziskovkami, malými podnikateli, rodinnými firmami, korporacemi i státními institucemi. Ať už jste v jakékoliv fázi inovace, věřím, že vám dokážeme pomoci. Stačí udělat první krok a společně najdeme cestu, jak vaši firmu posunout dál.
Tadeáš Matoušek, obchodní ředitel české společnosti MEMOS Software
Kromě prodeje se zaměřuje na osvětu firem o významu moderních technologií pro efektivní fungování jejich podnikání. Jeho klíčovou výhodou je schopnost vcítit se do specifických potřeb firem a odhalit potenciál, který jim může vývoj softwaru na míru přinést. Díky kombinaci obchodních a technologických znalostí pomáhá klientům všech velikostí najít optimální řešení, jež zvýší jejich konkurenceschopnost a podpoří růst.