Krizový a závětní plán jako zásadní prvky nástupnického plánu
Ve spolupráci s časopisem Lawyers & Business a partnerem společnosti Wardens Stanislavem Servusem, advokátem a předním českým odborníkem na toto téma, pokračujeme v pravidelném seriálu, který vás provádí různými nástrahami nástupnictví. Čtvrtý díl je o krizovém a závětním plánu.
Text: Stanislav Servus, Wardens a AK Valouch Servus
Foto: Shutterstock
V minulém článku jsem stručně představil několik zásadních částí nástupnického plánu a dotkl jsem se tématu rodinné ústavy, respektive systému tzv. family business governance. Nyní navážeme dalším bodem nástupnického plánování, který řada podnikatelů stále opomíjí, a to krizovým plánem.
Základní struktura nástupnického plánu
Nejprve si podnikatel vytvoří základní strukturu nástupnického plánu, to znamená, že dojde ke shodě na těchto bodech:
* základní vlastnické strategii (například chceme i nadále vlastnit naši firmu Petr Novák s.r.o. v rámci rodiny, tj. nechceme prodávat);
* týmu a nastavení základních procesních pravidel (například tým – otec a synové, podpora pana Chytrého);
* nastavení základního časového rámce (například s ohledem na to, že otci je 65 let a synům 40 a 38 let, chceme mít do třech měsíců připraven krizový plán a následně finalizovat a realizovat nástupnický plán do tří let);
* vymezení přesnější představy nástupnictví, zejména vlastnická struktura, struktura řízení společnosti (například s ohledem na dobré vztahy synů a jejich schopnosti zvažujeme předání 1/1, ale v úvaze je též nepřímé vlastnictví a ochranné prvky pro zamezení konfliktů, kdy zároveň zvažujeme možnosti vhodného řízení ve druhé generaci a v dalších generacích).
Poté je vhodné si stanovit priority pro další postup, které budou závislé na situaci v rodině (věk členů rodiny, jejich vzájemné vztahy, schopnosti a očekávání) a firmě, respektive rodinou ovládaného majetku.
Realizace úspěšného mezigeneračního předání je proces časově náročný s ohledem na jeho citlivost, ač samotný převod podílů či akcií lze realizovat během jednoho dne. Proto by se mělo postupovat po rozumně poskládaných fázích, které by i v případě nenadálé změny poměrů (úmrtí či závažná nemoc atd.) byly využitelné a jejich nastavení by mělo umožnit krizovou situaci lépe zvládnout. Tento postup by měl odpovídat tomu, že řešíme nástupnictví a vlastnické a manažerské uspořádání v rodině při správě rodinného majetku.
Příprava krizového plánu
V praxi proto zpravidla začínáme přípravou krizového plánu a navazujeme, případně provádíme současně, přípravou rodinné ústavy, ledaže je přímo zadání připravit odpovídající strukturu právní.
Příprava krizového plánu, který bohužel v řadě podnikatelských rodin chybí, je totiž jednak vnímána jako něco potřebného, nebývá časově příliš náročná a nákladná, a zároveň lze zpravidla zvolené nastavení v budoucnosti jednostranně měnit (dle zvoleného právního instrumentu). Zároveň jsou při jeho přípravě diskutovány způsoby řešení pro případ, kdy dojde k výpadku daných osob z jejich pozic – tj. zejména role člena statutárního orgánu a/nebo manažerské role a/nebo role vlastnické, ale i z role „živitele“ rodiny a osoby, která bývá majitelem bankovních účtů a držitelem zásadních informací o rodinném majetku.
V této souvislosti je zmíněné téma citlivé a náročnější na vhodné nastavení pro případ, že podnikatel má nezletilé děti či děti z více manželství.
Krizový plán podnikatelské rodiny
Co je to vlastně krizový plán podnikatelské rodiny? A jaké by měly být jeho základní komponenty? Krizový plán je shrnutí pravidel a postupů pro řešení určené nenadálé události v rámci podnikatelské rodiny či rodinné firmy, zpravidla nenadálého úmrtí podnikatele. Krizový plán má zpravidla následující části.
* Vymezení klíčových rolí (osob), kde je nezbytné, aby bylo zajištěno, že jim přiřazená práva a povinnosti (kompetence) budou v případě výpadku dané osoby v potřebném rozsahu funkční – například jednatel / člen představenstva, společník či akcionář atd.
* Vymezení kompetencí, respektive oprávnění a povinností, jejichž naplňování je nezbytné zajistit pro ochranu rodiny či firmy (například jiná osoba bude mít odpovídající oprávnění k jednání za společnost).
* Vymezení témat zásadních pro danou rodinu / manžela či manželku / děti – jaké jsou obavy pro případ krizové události (například děti v pozici dědiců, spory v rodině)? Co má být zajištěno?
* Dědické, tj. vlastnické nástupnictví, nemá-li být řešeno dle dědických skupin podle občanského zákoníku, tj. je-li ponecháno bez úpravy v očekávání toho, že se zákonní dědicové spolu dohodnou (až na výjimky z našeho pohledu riskantní). Do tohoto bodu tedy patří nastavení pravidel pro zvolené instrumenty dědického práva – závěti či dědické smlouvy, které pak budou dle odsouhlaseného zadání vyhotoveny notářem formou notářského zápisu. Vyhotovení pořízení pro případ smrti doporučujeme zejména při rozsáhlejším majetku a nutnosti chránit vybrané členy rodiny či vybraný majetek. V tomto ohledu je zásadní výhodou značná flexibilita pořízení pro případ smrti a možnost kdykoli závěť upravovat. Citlivě je samozřejmě nutné pracovat s nepominutelnými dědici. V tomto bodě též doporučujeme zvolit vykonavatele závěti či správce pozůstalosti, aby toto téma nezůstalo otevřené v případě dědického řízení.
* V současné době jsou též aktuální témata jako kryptoměny, přístupy k určitým elektronickým účtům, datům, zahraniční bankovní účty či jiná aktiva, prostředky uložené v „sejfu“ atd.
* Nastavení vlastního právního řešení a volba odpovídající dokumentace, například upravené nastavení fungování statutárního orgánu, záložní plné moci, volba opatrovníka, závěti či dědické smlouvy, ochranný svěřenský či nadační fond pro zvolenou část majetku atd.
Rozsah a detail krizového plánu se bude lišit rodina od rodiny, firma od firmy, tedy podle toho, jaká rizika a situace bude chtít zadávající podnikatel či členové jeho rodiny pokrýt.
Příprava a realizace krizového plánu
Poté, co je tento plán odsouhlasen, musí být připraveny dohodnuté právní dokumenty a zvolené osoby by měly být seznámeny se svými případnými úlohami (například budoucí zástupci, vykonavatel závěti či správce pozůstalosti atd.). Zároveň je určeno, kdo bude mít (samozřejmě kromě notáře) přístup k daným dokumentům a kdo bude zajišťovat, že budou v potřebný okamžik k dispozici.
Příprava a realizace krizového plánu je tak pojistkou pro případ nenadálé události, která většinou přináší i určité uklidnění pro členy rodiny, kteří mohou mít s ohledem na věk zakladatele obavy. Zároveň je to jeden z důležitých prvků mezigeneračního předávání.
Již v rámci přípravy krizového plánu totiž diskutujeme osoby, které budou přebírat stanovené role, a tudíž by se na ně měly připravit (vlastnické nástupnictví je většinou do určité míry dané, role správní a výkonná však nikoli). Bez vhodně zvolených osob, kterým podnikatel a další členové rodiny důvěřují a které jsou k rodině a firmě loajální, slušné a schopné, by i sebelepší plán na papíře s velkou pravděpodobností nefungoval.
***
V příštím článku navážeme tématem tzv. family business governance, a to zejména rodinnou ústavou a tzv. rodinnou radou, jako zásadními prvky ve společné správě rodinného majetku.