Umělá inteligence (AI) je současným fenoménem. Ve světě snad neexistuje dodavatel technologií, který by nenabízel ve svém řešení funkce AI. Je však diskutabilní, zda ve všech případech nabízí umělá inteligence smysluplné využití či vylepšení nabízených řešení, která uživatel dokáže ocenit. Kde AI dává nepochybný smysl, je elektronická pošta.
Text: Jozef Kačala, viceprezident GFI Software
Foto: Shutterstock
Pro IT správce je doručená pošta často nepřehledným bojištěm. Přehlcení e-maily, přísné požadavky na dodržování požadovaných standardů a potřeba okamžitého přístupu k informacím vytvářejí značný mix problémů. Tyto problémy nejen zpomalují práci, ale zvyšují i úroveň stresu a vystavují organizace rizikům spojeným s porušováním předpisů. Do hry vstupuje AI, která mění způsob, jakým s e-maily nakládáme.
Změna paradigmatu ve správě e-mailů
Umělá inteligence není jen další nástroj – je to změna paradigmatu ve správě e-mailů. Díky využití strojového učení a zpracování přirozeného jazyka řeší nástroje založené na umělé inteligenci dlouhodobé problémy a otevírají nové hranice v efektivitě komunikace. Od inteligentního filtrování a automatických kontrol dodržování standardů až po pokročilé funkce vyhledávání. AI mění elektronickou poštu ze zdroje stresu na E-mail 2.0, tedy efektivnější a výkonnější pracovní nástroj.
Společnosti integrují AI do svých nástrojů pro správu e-mailů, aby řešily komplexní potřeby moderních firem. Ukažme si, jak tyto systémy vyvažují klasický trojboj shody s předpisy, efektivity a vyhledávání správných informací a proč je to důležité pro firmy všech velikostí.
Efektivnější komunikace
Nejnovější e-mailové systémy na bázi AI umějí shrnout dlouhá e-mailová vlákna, a dokonce generovat obsah, což uživatelům umožňuje rychle pochopit klíčové body. Je to podobné, jako byste měli superefektivního osobního asistenta, který agreguje e-maily do stravitelných informací.
Schopnosti umělé inteligence však sahají dál než k pouhému shrnutí. Pokročilé funkce asistence při psaní nabízejí návrhy na zpřesnění navržených odpovědí, úpravu tónu a upozornění na potenciální chyby. Výsledek? Rychlejší psaní a kvalitnější komunikace ve všech oblastech.
Vyšší úroveň zabezpečení
Orientace v neustále se měnícím prostředí regulatorních požadavků je pro podniky konstantní výzvou. A to je přesně role pro AI. Nástroje pro filtrování škodlivého obsahu vytváří a přizpůsobují bezpečnostní pravidla na základě konkrétního odvětví a lokality organizace. Tento inteligentní přístup k dodržování předpisů zajišťuje, že e-mailová komunikace zůstává bezpečná a v souladu s bezpečnostními předpisy, a to s minimem nutných manuálních zásahů.
Konec hledání jehly v kupce sena
Všichni jsme někdy zažili frustraci z hledání jednoho důležitého e-mailu ztraceného v hlubinách poštovní schránky. Funkce vyhledávání s podporou umělé inteligence a chytrá kategorizace e-mailů tento příběh mění. Díky AI funkcím je možné mít důležité informace okamžitě po ruce, což zvyšuje rychlost rozhodování a celkovou operativnost. Je to jako mít inteligentní archivační systém, který přesně ví, co potřebujete a kdy to potřebujete.
Odbourávání jazykových bariér
Jazykové rozdíly mohou v našem globalizovaném obchodním prostředí stále představovat značné překážky. E-mailoví klienti se s touto výzvou opět vypořádávají díky překladu e-mailů a rychlých zpráv v reálném čase. Tato funkce jde nad rámec prostého překladu slovo za slovem; usnadňuje skutečné porozumění a spolupráci vícejazyčných týmů a otevírá nové možnosti globální obchodní komunikace.
Ačkoli umělá inteligence nabízí pozoruhodné výhody, lidský prvek v komunikaci zůstává klíčový. Cílem je využívat umělou inteligenci jako prostředek, který zlepšuje, nikoli nahrazuje lidské komunikační dovednosti. Organizace by měly nastavit vhodné hranice pro asistenci AI a vyškolit tyto systémy tak, aby odpovídaly jejich specifickým potřebám a kultuře.
Výhled do budoucna
Když se díváme do budoucnosti správy e-mailů, obzor je plný možností. Prediktivní analýza chování e-mailů, hlubší integrace s dalšími podnikovými systémy a pokroky ve zpracování přirozeného jazyka jsou jen některé oblasti inovací.
Revoluce umělé inteligence ve správě podnikové elektronické pošty není jen o efektivitě – jde o transformaci způsobu komunikace v digitálním věku. Využitím nástrojů na bázi AI, jako jsou ty, které nabízí například GFI Software, mohou firmy revolučně změnit své procesy správy elektronické pošty, což vede ke zvýšení produktivity a efektivnější komunikaci.
Nejvíce kybernetických útoků vede přes e-maily
Ze všech IT systémů je nejčastějším cílem kybernetických útočníků elektronická pošta, prostřednictvím které se hackeři zaměřují na uživatele – tedy nejslabší článek kybernetické bezpečnosti. Z e-mailových útoků dnes dominuje phishing, metoda sociálního inženýrství umožňující získat citlivé informace (například přístupové údaje) uživatele – viz infografika z průzkumu provedeného společností GFI Software.
Phishing využívá technologií umělé inteligence ke zvýšení množství a přesvědčivosti falešných e-mailů. Řešením je využití AI také k obraně před podobnými útoky. Takovým nástrojem je například řešení GFI MailEssentials, umožňující s pomocí AI efektivněji identifikovat škodlivý obsah v příchozí poště, odfiltrovat podezřelé e-maily a ochránit uživatele před možnými kybernetickými riziky.
Zdroj: GFI Software