Viktor Mečiar je ředitel IT společnosti TULIP Solutions, která více než 2 000 klientů digitalizuje HR procesy. Personalistiku výrazně ovlivňuje místní legislativa, a především její časté změny, digitalizace procesů v této oblasti proto patří k velkým výzvám. Zároveň je v HR nejvíce příležitostí k digitalizaci, neboť se potýká s množstvím papírování. Jak na to jdou v TULIPu?
Začít od výplatních pásek a docházky
Papírové výplatní pásky jsou ve většině firem už pasé a ty nejpokrokovější se posunuly ještě o krok dále – od posílání pásek e-mailem k ukládání na zabezpečená úložiště, jako je TULIP. Podobně je tomu s evidencí docházky, obzvláště po pandemii. „Pandemie firmám ukázala, že ve velkém množství oborů je evidence docházky prostřednictvím fyzických terminálů na pobočkách zbytečná a není třeba zaměstnance obtěžovat „pípaním“ při každém vstupu nebo výstupu na/z pracoviště. Firmy si to uvědomily a tato funkce mizí ze seznamu požadavků na nový systém. Dnes je takových žádostí minimum a týkají se už pouze oborů, kde to jinak nejde. Příkladem je průmyslová výroba, která se zatím neobejde bez pípání příchodu na směnu,“ říká Viktor Mečiar.
Podobně je tomu s evidencí docházky. Cloudová docházka je jednoduchá, rychlá, kontroluje legislativu a poskytne výstup pro výpočet mezd bez zbytečných chyb. Cloud lze lehce přizpůsobit různým odvětvím. „Dnes máme mezi klienty IT firmy, běžné kancelářské společnosti, státní správu, neziskovky a ve velké míře i retail. Obchod je natolik specifický a velký segment, že jsme pro něj připravili vlastní verzi docházkového systému, která pokrývá jejich typické potřeby, jako je složitá pracovní doba, rozdělení týmů, plánovaní směn nebo zaměstnávaní sezónních pracovníků,“ dodal Mečiar.
Do cloudu lze přesunout „služebky“ i roční zúčtování daně
U docházky je zřejmé, že cloud její evidenci svědčí, protože práce z domu se stala standardem. Ale stále existuje mnoho HR úloh, které se na první pohled digitalizovat nedají. Podle Viktora Mečiara už většina personální agendy automatizovaná v cloudu je, a když ne, je to otázka měsíců. „Přes TULIP už řešíme nástup a ukončení pracovního poměru zaměstnanců, schvalování faktur, schvalování a vyúčtování pracovních cest, a dokonce roční zúčtování daně. A to jsme ho vyvíjeli primárně jako docházkový systém. Online ročním zúčtováním daně jsme už při pilotním projektu v roku 2021 s vybranými klienty na Slovensku a v Česku ušetřili 6 tun papíru při 13 tisíc žádostech o RZD a 7 800 prohlášeních. Takové procesy už nejsou otázkou budoucnosti, dějí se ve firmách kolem vás bez ohledu na velikost či segment.“
Viktor Mečiar je odborník na cloudové a ERP služby. V současnosti je generálnímředitelem společnosti TULIP Solutions s.r.o. a jedním z partnerů společnosti Accace.