Říká to v rozhovoru pro CEO Marcela Lonková, zakladatelka a majitelka účetní kanceláře This One, která získala ocenění „Účetní kancelář roku 2023“.
Text: Jana Chuchvalcová
Foto: Archiv This One
Společnost nedávno představila vlastní právní divizi a také novou účetní aplikaci capitain, která je navržena pro zjednodušení účetních procesů pro malé podniky a podnikatele. A také v lednu příštího roku oslaví krásné 10. narozeniny.
Jak byste popsala příběh This One? Jak to celé začalo, co vás vedlo k založení vlastní firmy This One a jaká byla prvotní vize?
Vše to začalo tím, že jsem na VUT v Brně studovala podnikatelku, takže jsem k číslům přirozeně tíhla. Po vysoké škole jsem nastoupila do interní účtárny jedné stavební firmy v Brně, kde jsem strávila asi rok. Musím přiznat, že jsem byla zděšená, protože moje jediná pracovní náplň byla otevírání obálek s fakturami, jejich přepisování do účetního systému, zapisování do excelu a běhání po celé firmě, aby se faktura schválila.
Trvalo mi asi rok, než jsem si uvědomila, že jako holka s vysokou školou chci dělat něco trochu jiného, než jen přepisovat doklady.
Cítila jsem, že se chci dále rozvíjet a posouvat, což mi tato práce neumožňovala. V té době jsme se přestěhovali do Prahy a já začala pracovat v malé účetní kanceláři, kde jsem poznala jiný pohled na účetnictví a seznámila jsem se s oblastí daňového poradenství a různými typy klientů. Chyběl mi ale komplexní pohled, proto jsem nastoupila do větší účetní kanceláře, kde jsem poznala, jak může efektivně fungovat proces na zakázkách, plánování mé práce i mých juniorních kolegů. Tam jsem cítila důraz na to, aby se nedělaly věci zbytečně, ale efektivně. Ale po těch šesti letech sbírání zkušeností jsem byla unavená účetní profesí a faktem, že z pozice zaměstnance nemůžu nic změnit.
A také, že už nechci být jednou z mnoha přepisovaček, a tak jsem založila vlastní firmu This One, která bude v lednu 2025 slavit krásné 10. narozeniny. Opravdu jsem za tím viděla tu užitečnou práci, možnost consultingu pro klienty a přidanou hodnotu v tom, když se to účetnictví dělá opravdu pořádně. V neposlední řadě i vazbu s klientem, kdy se s ním pravidelně sedí a vyhodnocují se čísla.
Vize v té době určitě nebyla jako dnes v AI a digitalizaci, začínala jsem postupně, takže to nebyl žádný raketový nástup. Co jsem ale věděla jistě bylo, že už nechci žádné papíry a šanony a že chci účetnictví co nejvíce otevřít klientům.
Jaké byly největší výzvy, kterým jste museli čelit během rozvoje a růstu?
Mezi výzvy určitě patřila digitalizace a začátky s Rossumem, na který jsme narazili hned po roce od založení firmy, takže už přes osm let využíváme technologii OCR a tento nástroj pro načítání dokladů. Pamatuji si, jak se na mě zhruba před těmi osmi až devíti lety dívali majitelé a majitelky jiných účetních firem nebo interní účetní skrz prsty. V té době byla digitalizace sprosté slovo a nebylo ani jasné, jestli PDF vytěžené technologií OCR můžeme uchovávat v elektronické podobě, nebo ne, a jestli ho musíme tisknout. Byla tam tedy i legislativní bariéra, která je dnes již minulostí.
Asi za největší výzvu, která trvá dodnes, považuji změnu myšlení účetních. Účetnictví je vnímané tak, že účetní dělá vše od A až do Z a většinu času, nějakých 70-80 % tráví nad prvotními doklady, nad jejich pořizováním, a to jsem díky digitalizaci a Rossumu chtěla odstranit. Aby účetní trochu zapomněli na pořizování dokladů a nebáli se posunout k poradenství a vyhodnocování čísel.
Samozřejmě v průběhu let přicházely další výzvy, například spojené s implementací nových a moderních účetních systémů, protože ty zastaralé bylo potřeba časem obnovovat. Výzvou byl pro nás také marketing. Nechtěli jsme ukazovat sami sebe, ale to, že účetnictví může být barevné, pestré, že může být zajímavé a sexy. V neposlední řadě také výzvy růstu, když jsme se postupně začali věnovat službám, jako je například finanční analýza a externí CFO nebo krypto poradenství.
Digitalizace je klíčovým tématem dneška. Prý i v této oblasti umíte pomoci. Jak konkrétně pomáháte firmám?
Ano, je to přesně tak. Tím, že posledních devět let procházíme transformací, zaměřujeme se na digitalizaci a technologie, jako je například umělá inteligence (AI), roboti (RPA) či využití ERP systémů (Enterprise Resource Planning), které nabízí různé automatizace, jako je například elektronické schvalování dokladů. Mimo to jsme si prošli změnou myšlení lidí, změnou nastavení procesů, tématem zaškolení i neustálého vyhodnocování efektivity systémů. Můžu tedy říct, že jsme si za tu dobu nasbírali v této oblasti spoustu cenných zkušeností.
A právě na základě naší zkušenosti vznikla služba Digitální transformace, kterou nabízíme.
Běžně v této oblasti pomáháme jiným účetním kancelářím, oddělením nebo samostatným účetním. Převážně se tedy zaměřujeme na oblasti financí, vedení účetnictví a administrativy.
Kromě toho, že poradíme se správným nastavením procesů a výběrem vhodných nástrojů, umíme pomoci i se zaškolením, s motivací týmu a také zodpovědět „proč“. Proč by měla daná firma digitalizovat. Určitě je to o tom, že se snažíme využívat například jednoduché robotické procesy na bázi Excelu na rutinní, opakující se a nudné činnosti, zkrátka na ty, které nepřinášejí firmě ani samotné účetní, když je dělá, žádnou přidanou hodnotu. V dnešní době jsme už tak daleko, že díky API existují přímá napojení na bankovní instituce. Už to tedy není o tom, že by se musely stahovat bankovní výpisy, ale importují se samostatně.
Pokud se však setkáme s firmou, která stále využívá jen šanony a papír, je potřeba jít krůček po krůčku. Nejprve si s týmem sednout a říci mu, proč by měli digitalizovat. Poté jim vysvětlit, že se nemusí bát, že digitalizace není o tom, že budeme jejich práci nahrazovat nebo že přijdou o své pracovní místo, ale že budeme odstraňovat nudnou práci, která je tam většinou proto, že jsou zvyklí ji léta přesně takto dělat.
Postupujeme tedy od výběru jednoduchého systému přes implementaci, zaškolení a zároveň neustále vyhodnocujeme, jak se s daným systémem pracuje, ať už se jedná o automatizaci při sběru dokladů, během zpracování účetnictví nebo nějakou nástavbu, reporting, který se řeší API přenosy do sofistikovanějších nástrojů, jako je například Power BI.
Myslíte si, že české firmy využívají potenciál digitalizace naplno? Kde vidíte největší příležitosti?
Myslím si, že ne. Domnívám se, že hlavně malí a střední podnikatelé, kteří dnes a denně řeší operativu a svůj byznys, tak na digitalizaci a ještě ke všemu digitalizaci účtárny většinou nemají čas. Určitě bych neočekávala, že účtárna, která je zvyklá takto fungovat 20 až 30 let se najednou sama začne digitalizovat, že si najednou sama vybere správný účetní systém, nástroj na vyčítání dokladů a jiné prostředky, které ji budou zefektivňovat práci. To nám jako lidem není přirozené.
To znamená, nebát se využít konzultantů, klidně firem, jako jsme my nebo někoho jiného, kdo otevře příležitosti a ukáže, co je na trhu k dispozici a jak to může fungovat v praxi. Většinou není možné, aby si implementaci řešil účetní tým sám, protože si nic nenastaví a nenaprogramuje tak, aby mu to extrémně šetřilo čas a práci.
I když se tito klienti neustále potýkají se strachem, že přijdou o práci, že budou nahraditelní nebo že se budou muset učit novou práci, já si myslím, že není třeba se bát. Jak vždy s oblibou říkám: „Až za tím účetnictvím, za těmi zaúčtovanými doklady se teprve skrývá ta pravá krása účetnictví.“
Dělat měsíční uzávěrky, připravovat podklady pro report, komunikovat s vedením, mít účetnictví napojené na moderní nástroje, kde vidíte plán cashflow, kde porovnáváte plán s realitou, můžete vyhodnocovat, můžete opravdu být takovým kontrolorem.
I účetní se může stát kontrolorem, finančním ředitelem nebo třeba z části tuto agentu zastávat.
Takže, kde vidíte největší příležitosti?
Určitě v tom zbavit se té rutiny. Myslím si, že tak do tří let budou juniorní zadavači, přepisovači a takové ty běžné agendy nahrazeny umělou inteligencí.
A příležitost pro nás, jako pro lidi, je opravdu v poradenství, ve vyhodnocování a zkoumání dat, v nastavování procesů, v kontrolování technologií, ve sledování efektivity, ve využívání automatizace a umělé inteligence, robotů a v neposlední řadě i ve změně způsobu myšlení.
Jak vznikla myšlenka This One Legal? Jaké problémy tento projekt primárně řeší?
This One Legal vzniklo jako logické vyústění na požadavky našich klientů.
Jako účetní se velmi často, ne-li denně, setkáváme s tím, že na nás klienti posílají smlouvy. Velmi často v okamžiku, kdy už jsou uzavřené a chtějí danou situaci, kterou v rámci smlouvy řeší, zanést do účetnictví. Takže ve chvíli, kdy se podepisuje nějaká složitější smlouva, která má dopad na účetnictví a neřeší se ve spolupráci advokát-účtař nebo advokát-daňový poradce, vidíme, že myšlenka daní, toho zaúčtování a dopadu na vyšší zdanění nebo neefektivní vyřešení je vždy tristní.
Takže když se nám před dvěma lety naskytla možnost spojit se se třemi advokáty, neváhali jsme. Vystupujeme sice pod společným brandem This One Legal, ale jinak fungujeme samostatně. Neznamená to, že bychom jako This One byli zapsáni v advokátní komoře. Máme však úzkou spolupráci, takže když naší klienti potřebují něco diskutovat, tým advokátů je jim plně k dispozici.
Největším přínosem je fakt, že jsme schopni ve společnosti klienta, advokáta a daňaře, který zná klienta i jejich účetnictví a ví, jak by ideálně měla transakce vypadat, najít tu nejideálnější, nejbezpečnější a nejlevnější variantu v případě, kdy se například slučují nebo prodávají společnosti. Za každou cenu chceme, aby to řešení vedlo ku prospěchu finančnímu, aby klienti měli jistotu.
Takže, jak již bylo řečeno, This One Legal bylo logické vyústění na základě toho, o co nás klienti žádali. Proto jsme rozšířili naše služby nejen pro naši bezpečnost, ale i pro komfort a přidanou hodnotu klientů. Myslím si, že takové spojení účtaře, daňaře a advokáta je pro klienta velmi zajímavé, velmi výhodné.
Jak vám spolupráce s ETL Global pomáhá v růstu a rozvoji?
Součástí ETL Global jsme se stali přes třemi lety a vnímám to tak, že jsem si koupila strategického partnera. Nevstoupila jsem do ETL Global proto, abych se stala jednou z dalších účetních firem, kterou koupí. Naopak, viděla jsem za touto skupinou silné technologie, vize, moderní způsob uvažování, chtěla jsem sdílet informace, chtěla jsem mít přístup k novému know-how, k novým myšlenkám – a to vše se potvrdilo. Pravidelně se v rámci ETL Global setkáváme, nejenom na evropské nebo celosvětové úrovni, ale setkáváme se i jako české a slovenské entity a sdílíme si zkušenosti.
Dnes už existují naše společné produkty, v prvé řadě je to účetní aplikace capitain a dále například datové centrum. V Ostravě sídlí společnost Compacer, která je jednou z našich sester a právě v Ostravě se nejen vyvíjí capitain, ale buduje se tam i nové a velké datové centrum pod záštitou T-mobile. To znamená, že jsme jako This One přešli pod lepší, kvalitnější, bezpečnější, ale i díky nějakým synergiím i levnější služby datového centra.
Tím, že mám vedle sebe spoustu dalších sester, společností, které auditují, poskytují různá daňová a jiná poradenství, můžu se na kohokoliv obrátit, beru to tak, že jsem součástí silné skupiny a nejsem na to sama. Jsem ráda, že s nimi můžu sdílet a vyměňovat zkušenosti, názory, know-how, zkušenosti s technologiemi a jiné.
Ale zpátky k capitainovi…
Když jsme se spojovali s ETL Global, capitain byla naše společná vize. Capitain je účetní aplikace pro malé a střední podnikatele. Zaměřujeme se na ty malé a střední, protože nám přišlo, že právě pro ně na trhu není žádné pěkné a moderní řešení. Největší výhodou capitaina je, že si podnikatel, ať už OSVČ nebo majitel malé či střední firmy, může na jednom místě vést celou svoji agentu, co se týče generování vystavených faktur, jejich evidence, vyčítání dokladů, zpracování přijatých faktur, takže capitain funguje i jako archivace. Tím, že je propojený napřímo s bankami, jsou v aplikaci vidět bankovní transakce. Díky tomu může klient své faktury rovnou i zaplatit.
Naším cílem je tedy to, aby byly na jednom místě základní přehledy pohledávek, závazků, bankovních pohybů. Do budoucna ale i nějakých reportů. Dnes už capitain nabízí i základní cash flow report. Vize díky ETL Global není jenom o capitainovi, ale jde i směrem umělé inteligence. Nad capitainem se už dneska staví něco, čemu pracovně říkáme virtuální zaměstnanec. Klient by poté mohl s takovým virtuálním kolegou komunikovat prostřednictvím AI nad svými doklady, nad svým účetnictvím.
Neustále pracujeme na tom, aby aplikace byla co nejvíc intuitivní a zároveň flexibilní, aby se mohla snadno přizpůsobit specifickým potřebám každé firmy. Appku plánujeme také propojit s dalšími systémy, jako je Pohoda, kterou už mnoho podnikatelů v Česku používá. Chceme jim nabídnout jednoduché a účinné řešení, které jim uvolní ruce a umožní soustředit se na to podstatné – jejich podnikání.
***
Ing. Marcela Lonková, CEO a Tax Advisor společnosti This One
Majitelka účetní kanceláře This One je vizionářka s jiným přístupem k práci i klientům. Od začátku ví, že rutina není nic pro ni. K založení vlastní firmy ji zavedla touha po svobodě. Sleduje aktuální trendy v automatizaci a digitalizaci a má pod sebou tým skvělých lidí, s nimiž se nebojí klientům a jiným účetním kancelářím ukazovat, jak se má účetnictví vést ve 21. století – moderně a s individuálním přístupem. Její oddanost a vášeň v podnikání jsou inspirací pro další ženy, které chtějí dosáhnout podnikatelských úspěchů.